Biuletyn Informacji Publicznej
Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. e ustawy o dostępie do informacji publicznej udostępnianiu podlega m.in. informacja publiczna o stanie przyjmowanych spraw, kolejności ich załatwiania lub rozstrzygania.
Korespondencja wpływająca do Urzędu Miasta Wałcz jest rejestrowana w dziennikach podawczych kancelarii Urzędu, gdzie Burmistrz lub osoba przez niego upoważniona dokonuje rozdziału korespondencji - zgodnie z właściwością - poszczególnym pracownikom do realizacji.
Sprawy w Urzędzie Miasta Wałcz rozpatrywane są według kolejności wpływu z zachowaniem terminów określonych w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego.
Nad prawidłowością, terminowością udzielenia odpowiedzi na korespondencję nadzór sprawują naczelnicy wydziałów lub samodzielne stanowiska.
Osoby zainteresowane dostępem do informacji o stanie spraw, w których są stroną lub spraw o charakterze powszechnym, aby uzyskać stosowne informacje będą musiały znać numer kancelaryjny skierowanego do Urzędu pisma. I tak:
jeżeli interesant osobiście przyniesie pismo do Urzędu, to w momencie doręczenia może uzyskać informację o numerze kancelaryjnym w Biurze Obsługi Interesanta na parterze budynku A sala nr 11, Urzędu Miasta Wałcz, Plac Wolności 1, 78-600 Wałcz;
jeżeli interesant wyśle korespondencję do Urzędu np. za pośrednictwem poczty, to informację o numerze kancelaryjnym uzyska pod nr tel. +48 67 258 44 71 wew. 14 lub 72 lub 65 albo w Biurze Obsługi Interesanta na parterze budynku A sala nr 11, Urzędu Miasta Wałcz, Plac Wolności 1, 78-600 Wałcz.
Przekazanie numeru kancelaryjnego nastąpi po skutecznej identyfikacji sprawy.
Podstawową metodą identyfikacji będzie poprawne przekazanie przez zainteresowanego danych o sprawie, tj. dokładnej daty złożenia lub wysłania pisma i opisu przedmiotu sprawy. W odniesieniu do instytucji wystarczy podanie znaku sprawy.
Weryfikacja stanu sprawy przez platformę PeUP:
Następnie należy skorzystać z usług platformy PeUP, która umożliwia wykorzystanie klucza i sprawdzenie przez Internet stanu przyjmowanych spraw.
Krok pierwszy to rejestracja:
1. załóż nowe konto
2. zapoznanie się z treścią regulaminu a następnie jego akceptacja
3. wypełnienie danych
4. nadanie użytkownika i hasła
Po zakończeniu procedury rejestracji i podania adresu e-mail, otrzymamy informację zwrotną z kodem aktywacyjnym. Po otrzymaniu potwierdzenia utworzenia elektronicznej skrzynki PeUP, na podane konto e-mail; możemy się zalogować potwierdzając pobranie certyfikatu.
Krok drugi. Po zalogowaniu należy wpisać otrzymany wcześniej internetowy klucz dostępu. Serwis umożliwia dostęp do następujących informacji związanych ze sprawą:
- sygnatura sprawy
- dane osoby prowadzącej naszą sprawę
- data rozpoczęcia/zakończenia
*Uwaga! Każda sprawa ma swój odrębny "internetowy klucz dostępu"
Sprawdzanie stanu sprawy pozwala na uzyskanie m.in. informacji na jakim etapie znajduje się wniosek złożony poprzez Elektroniczną Skrzynką Podawczą Urzędu Miasta Wałcz pod adresem:
Korzystanie z usługi jest możliwe po zalogowaniu się do skrzynki kontaktowej w dziale Logowanie. Na podstawie wysłanego dokumentu elektronicznego poprzez Elektroniczną Skrzynką Podawczą Urzędu Miasta Wałcz zakładana jest nowa sprawa. Informacja o wszczętej sprawie wysyłana jest na skrzynkę kontaktową wraz z numerem sprawy, który jest niezbędny, do sprawdzenia stanu sprawy.
Po wprowadzeniu prawidłowego numeru sprawy i naciśnięciu przycisku "Sprawdź stan sprawy" odpowiedz jest przesyłana automatycznie na skrzynkę kontaktową w ciągu kilku minut. Odpowiedz zawiera numer sprawy, datę rozpoczęcia, datę zakończenia, nazwę komórki, która zajmuje się tą sprawą, imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej oraz stan sprawy.