Udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL

Podstawa prawna:

• art. 45-58 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. z 2026 r. poz. 384 ze zm.),
• rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 14 lipca 2022 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z rejestru mieszkańców i rejestru PESEL oraz trybu uzyskiwania zgody na udostępnienie danych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1493),
• rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2017 r. w sprawie opłat za udostępnienie danych z rejestrów mieszkańców oraz rejestru PESEL (Dz. U. z 2017 r. poz. 2482),
• ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2025 r., poz. 1154 ze zm.).

Dane z rejestru mieszkańców udostępnia organ gminy prowadzący ten rejestr (Burmistrz Miasta Wałcz prowadzi rejestr mieszkańców miasta Wałcz). Dane z rejestru PESEL, który jest centralnym zbiorem danych osób z całego kraju, udostępnia organ dowolnej gminy.
W tej samej sprawie wniosek może zostać złożony wyłącznie do jednego organu dowolnej gminy.
Przez dane jednostkowe rozumie się informacje dotyczące jednej osoby lub imion i nazwisk wszystkich osób zameldowanych pod jednym adresem.

WYMAGANE DOKUMENTY:

1. Wniosek o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL
2. Dowód uiszczenia opłaty za udostępnienie danych jednostkowych.
3. Pełnomocnictwo – jeżeli wnioskodawca działa przez pełnomocnika.
4. Dowód uiszczenia opłaty skarbowej (w przypadku, gdy wnioskodawca działa przez pełnomocnika).

OPŁATY:

• 31 zł - opłata za udostępnienie danych jednostkowych.

Wpłaty dokonuje się:
• na stronie internetowej https://oplaty.walcz.pl/
• w kasie Urzędu (pokój nr 14 na parterze budynku A),
• na rachunek bankowy Urzędu Miasta Wałcz Nr 69 1240 6292 1111 0010 7615 8679, Bank PEKAO S.A. I Oddział Wałcz.

• 17 zł – opłata skarbowa za złożenie pełnomocnictwa (w przypadku, gdy wnioskodawca działa przez pełnomocnika).

Wpłaty dokonuje się:
• na stronie internetowej https://oplaty.walcz.pl/
• w kasie Urzędu (pokój nr 14 na parterze budynku A),
• na rachunek bankowy Urzędu Miasta Wałcz Nr 31 1240 3712 1111 0000 4363 6662, Bank PEKAO S.A. I Oddział Wałcz.

Potwierdzenia dokonanych opłat należy dołączyć do wniosku.

Podmioty, którym nieodpłatnie udostępnia się dane jednostkowe wymienione są w art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności.

Opłata skarbowa za złożenie pełnomocnictwa nie dotyczy pełnomocnictwa udzielonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu.

MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW:
Biuro Obsługi Interesanta (pokój nr 11, budynek A) lub Wydział Spraw Obywatelskich, pokój nr 26 w budynku B Urzędu Miasta Wałcz (wejście od ul. Kilińszczaków).

TERMIN ZAŁATWIENIA SPRAWY:
Niezwłocznie, a w przypadku sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego, nie później niż w ciągu miesiąca od dnia złożenia wniosku (sprawy szczególnie skomplikowane - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy).

SPOSÓB ZAŁATWIENIA SPRAWY:
Pisemna informacja, której odbiór następuje osobiście, drogą pocztową lub elektroniczną.
W przypadku odmowy wydawana jest decyzja o odmowie udostępnienia danych.

JEDNOSTKA ODPOWIEDZIALNA:
Wydział Spraw Obywatelskich, pokój nr 26 w budynku B Urzędu Miasta Wałcz (wejście od ul. Kilińszczaków), tel. 67 258 44 71 wew. 49.

TRYB ODWOŁAWCZY:
Odwołanie od decyzji o odmowie udostępnienia danych wnosi się do Wojewody Zachodniopomorskiego w Szczecinie za pośrednictwem organu, który wydał decyzję.
Odwołanie wnosi się w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

UWAGI:

1. Nie udostępnia się danych jednostkowych z rejestru PESEL podmiotom publicznym, którym wydana została decyzja administracyjna zezwalająca na dostęp do rejestru PESEL za pomocą urządzeń teletransmisji danych (tzw. decyzja teletransmisyjna). Dane z rejestru PESEL podmioty te uzyskiwać mogą wyłącznie samodzielnie w ramach posiadanego dostępu do rejestru PESEL w trybie teletransmisji danych.
   
   W przypadku gdy podmiot posiadający decyzję teletransmisyjną złoży wniosek o udostępnienie danych jednostkowych, wniosek taki nie zostanie zrealizowany. Wnioskodawcy wydane zostanie postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania na podstawie art. 47 ust. 3a ustawy o ewidencji ludności.
   
   Podmioty publiczne, które nie posiadają decyzji administracyjnej, na podstawie której uzyskały dostęp do rejestru PESEL za pomocą urządzeń teletransmisji danych, w danym roku kalendarzowym mogą uzyskać maksymalnie 300 danych jednostkowych z rejestru PESEL albo 300 danych jednostkowych z poszczególnych rejestrów mieszkańców, prowadzonych zgodnie z właściwością miejscową przez dany organ gminy.
   
   Aktualna lista podmiotów publicznych posiadających dostęp do rejestru PESEL za pomocą urządzeń teletransmisji danych (posiadających decyzję teletransmisyjną) publikowana jest przez Ministra Cyfryzacji na stronie internetowej https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/udostepnianie-danych-z-rejestru-pesel-uwaga-zmiany.
2. Potrzeba uzyskania danych może wynikać z interesu prawnego lub faktycznego.
3. W przypadku powoływania się na interes prawny, wnioskodawca jest zobowiązany wskazać podstawę prawną, z której wywodzi uprawnienie do żądania udostępnienia danych innej osoby i załączyć dokumenty potwierdzające ten interes, np.: zobowiązanie sądu do wskazania danych osoby poszukiwanej. W przypadku wskazania we wniosku interesu faktycznego, organ właściwy do udostępnienia danych występuje o uzyskanie zgody osoby, o której udostępnienie danych wystąpił wnioskodawca.
4. Dane jednostkowe udostępnia się na wniosek złożony na piśmie utrwalonym w postaci papierowej, opatrzonym własnoręcznym podpisem (złożony bezpośrednio w urzędzie albo przesłany pocztą) lub w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
5. Dla właściwej weryfikacji w rejestrach poszukiwanej osoby, należy wskazać w części wniosku „Dane osoby, której wniosek dotyczy” jak najszerszy zakres posiadanych informacji (np. imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego itp.)
6. Dane osoby zmarłej niezbędne do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia uzyskuje się bezpłatnie i po złożeniu wniosku o udostępnienie danych.
7. Elektroniczny dokument wniosku o udostępnienie danych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL znajduje się w linku poniżej:
   https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-dane-innej-osoby-z-rejestru-pesel

Od 1 stycznia 2026 r. skorzystanie z usługi przez internet jest możliwe, o ile wnioskodawca posiada skrzynkę do e-Doręczeń. Jeśli osoba chce skorzystać z tego systemu, musi złożyć wniosek o założenie adresu do doręczeń elektronicznych (ADE). Więcej informacji na ten temat na stronie

https://www.gov.pl/web/e-doreczenia